Conseils pour la période des impôts : comment les services des ressources humaines, de la paie et des finances travaillent en étroite collaboration
La période des impôts est souvent très chargée : les équipes doivent jongler avec les déclarations de fin d’année, préparer les feuillets RL-1 et T4 et répondre aux très nombreuses questions des employés concernant les déductions ou les modifications de leur paie nette. Le chaos n’est toutefois pas inévitable.
En supprimant le cloisonnement entre les services des ressources humaines, de la paie et des finances, les organisations peuvent instaurer un processus simplifié, plus transparent et moins stressant. Nous avons eu la chance de nous entretenir avec Elvira Ciambella, vice-présidente, Innovation commerciale, transformation et services partagés, chez ADP Canada, afin de recueillir leurs conseils pour survivre à la période des impôts.
Amorcer le processus sans tarder
L’une des plus grosses erreurs des employeurs consiste à attendre la nouvelle année pour s’attaquer aux tâches incontournables liées aux impôts.
« Pour que la période des impôts se passe sans problème, les organisations doivent passer en revue leurs procédures en matière de paie et d’impôts afin de s’assurer que toutes les données des employées sont exactes », indique Mme Ciambella. Elles doivent pour cela vérifier les données en question (adresses, numéros d’assurance sociale, etc.) et passer en revue les rajustements apportés à la paie pendant l’année, y compris les changements touchant les régimes d’avantages sociaux, les nouvelles embauches et les modifications de la réglementation. Il est ainsi préférable de prendre en compte avant l’envoi des feuillets de renseignements fiscaux les nouvelles règles provinciales modifiant l’imposition de certains avantages sociaux.
Synchroniser les calendriers des divers services
La période des impôts requiert des tâches différentes pour les divers services. La principale tâche du service de la paie consiste à prendre en compte les modifications de la législation fiscale, tandis que celle du service des finances consiste à peaufiner les différentes déclarations, et celle des Ressources humaines à gérer les communications avec les employés.
La charge de travail de chaque service variant de l’un à l’autre, l’établissement d’un calendrier commun lié aux principales échéances contribue à la coordination de leurs efforts. Le service de la paie peut ainsi être chargé en priorité de générer les RL-1 et T4 en janvier et février, pendant que le service des finances se concentre sur les échéances fiscales et que les Ressources humaines se tiennent prêtes à répondre aux questions des employés.
Un calendrier commun évite que telle ou telle équipe doive se précipiter à la dernière minute.
Simplifier les communications avec les employés
Les Ressources humaines croulent souvent sous les questions des employés principalement liées aux évolutions de la réglementation qui ne sont pas des décisions prises par l’employeur. Les employés sont rarement conscients des calculs que cela nécessite et remarquent avant tous les fluctuations de leur paie nette.
Il faut présenter les choses clairement aux employés, leur expliquer ce qui a changé et pourquoi le montant de leur paie nette peut être légèrement différent de ce qu’il était. Les Ressources humaines doivent véhiculer aux employés un message intelligible qui leur permet de comprendre les conséquences des évolutions de la réglementation.
La création d’une foire aux questions peut être utile. Grâce aux précisions techniques fournies par le service de la paie, à l’analyse des coûts effectuée par celui des finances et aux compétences des Ressources humaines en matière de communication, les employeurs peuvent prévoir les principales questions des employés et y répondre en termes simples.
Exploiter la technologie pour favoriser l’exactitude
Selon Mme Ciambella, « la technologie est essentielle pour simplifier les tâches de nature fiscale grâce à l’intégration des systèmes du service de la paie et des Ressources humaines, garante d’une meilleure circulation des données. » Elle permet d’automatiser les tâches répétitives, comme le calcul des déductions et la génération de déclarations. Cela accélère l’exécution des tâches répétitives et réduit les erreurs liées aux tâches manuelles.
Désigner une personne responsable par service
La coopération entre services est essentielle. Même si les services des ressources humaines, de la paie et des finances ont chacun des rôles distincts, tous doivent compter en leur sein une personne responsable apte à tenir compte de ses priorités. Cela évite les questions sans réponse ou les tâches non exécutées. « L’instauration de protocoles garants d’une communication claire et la désignation de champions de la conformité dans chaque service peuvent favoriser la collaboration », affirme Mme Ciambella.
Petites entreprises : miser sur l’impartition au besoin
La période des impôts peut représenter un défi particulièrement important pour les petites entreprises dépourvues d’expertise maison. « Il est tout à fait compréhensible, précise Mme Ciambella, que les propriétaires de petites entreprises, débordés, confient en impartition la paie ou certaines tâches. ».
Même si une petite entreprise confie les tâches quotidiennes liées à la paie à un fournisseur externe, elle doit, pour qu’il les accomplisse avec précision, l’informer des changements importants survenus (nombreuses embauches, modification du barème de rémunération, etc.).
Les technologies destinées aux petites entreprises peuvent contribuer à combler les lacunes de ces dernières et à réduire les tâches manuelles.