Choisissez les bons outils pour que les services de la paie, des ressources humaines et des finances collaborent efficacement
Pour simplifier les processus et gagner en efficacité, de nombreuses organisations optent pour des systèmes intégrés afin d’harmoniser les activités des services de la paie, des ressources humaines et des finances. Il n’est toutefois pas facile de choisir le bon système. Cela exige des recherches approfondies et une solide planification.
Bref examen des systèmes proposés
Il existe d’innombrables types de systèmes parmi lesquels choisir, mais voici les plus courants.
Systèmes de gestion intégrée (ERP)
Ces systèmes centralisés permettent de gérer les principales activités des entreprises, y compris celles liées à la paie, aux ressources humaines et aux finances.
Systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH)
Ces systèmes sont utilisés pour gérer et stocker les données des employés (renseignements personnels, antécédents professionnels, données relatives à la paie et aux avantages sociaux, etc.)
Systèmes de gestion du capital humain (SGCH)
Comme les SGRH, les SGCH permettent de gérer les données des employés, mais ils sont avant tout axés sur la gestion et la formation des talents visant afin de favoriser l’atteinte des objectifs stratégiques des organisations.
Étant donné la multiplicité des systèmes SGRH, SGCH et ERP proposés, le fait de répondre à certaines grandes questions peut aider à faire le tri.
Certaines questions à se poser dans le cadre de l’évaluation des besoins
Quels sont vos objectifs et défis communs ?
Il est préférable de commencer par cerner les problèmes que votre organisation cherche à résoudre. Il faut pour cela échanger avec les employés afin de savoir quels sont les problèmes qu’ils rencontrent et leurs objectifs pour l’avenir. Le choix de tel ou tel système dépendra ensuite des priorités figurant en tête de liste.
Quel est votre budget ?
Pour sélectionner un système adapté à son évolution à long terme, votre organisation doit établir clairement le budget dont elle dispose, et celui dont elle disposera ultérieurement. Les prix des différents systèmes varient selon les fonctionnalités qu’ils offrent, leur potentiel de personnalisation et les frais d’exploitation qu’ils engendrent.
Quelle est la taille de votre organisation ?
Pour choisir le bon système, il est important de tenir compte de la taille actuelle de votre organisation, mais aussi de sa talle future. Pour les petites organisations, un SGRH peut être suffisant. Les systèmes de ce type présentent un bon rapport qualité-prix, sont faciles à maîtriser et proposent des fonctionnalités simples. Pour les petites organisations qui prévoient devenir rapidement de taille moyenne, les systèmes de type GCH ou ERP, plus évolués, peuvent être la solution. Plus personnalisables et évolutifs, ils sont adaptés à l’évolution des activités et au renforcement de la collaboration entre services, en plus de permettre l’analyse approfondie des données.
Le nouveau système doit-il pouvoir s’ingérer à des systèmes en place ou anciens ?
La migration des données de systèmes en place ou anciens (de comptabilité ou de paie, p. ex.) vers de nouvelles plateformes peut se révéler complexe. Les organisations doivent donc s’assurer que toutes les données nécessaires pourront être transférées et intégrées sans problème. Les organisations qui sous-estiment l’importance de cela risquent ensuite d’avoir du mal à abandonner leurs systèmes en place ou de devoir utiliser de multiples systèmes pendant une période de transition longue et complexe.
Le système est-il facile à maîtriser ?
Il arrive que les organisations analysent leurs besoins en se concentrant tellement sur les aspects techniques qu’elles en oublient les employés responsables de la gestion de leurs systèmes. Il est important de prendre en compte les compétences des employés des services concernés, ainsi que l’ampleur de la formation et du perfectionnement dont ils auront besoin pour s’adapter à une nouvelle manière de travailler.
Pièges courants en matière d’adoption de nouveaux systèmes
Les organisations qui optent pour de nouveaux systèmes ou pour d’autres outils interfonctionnels peuvent se heurter à des problèmes qui empêchent une transition transparente et sans heurts. En décelant précocement ces problèmes et en se préparant à les affronter, elles peuvent accroître leurs chances de succès.
Sous-estimation des besoins en matière de personnalisation
Certaines organisations choisissent des systèmes qui, bien que répondant à la plupart de leurs besoins, présentent des failles sur quelques plans clés (capacités de génération de rapports financiers insuffisantes, problèmes de gestion de la paie ou des ressources humaines, etc.). Elles sont ensuite contraintes d’adapter leurs processus à ces systèmes, plutôt que l’inverse.
Négligence en matière de contrôle de la qualité
Les organisations qui procèdent au transfert de données de piètre qualité (relevés d’emploi incomplets, rapports financiers inexacts, etc.) ou qui négligent de mettre en place des processus de contrôle de la qualité, surtout dès les premiers stades de l’adoption de nouveaux systèmes, risquent d’être déçues de la performance de ces derniers.
Problèmes de non-conformité parmi les employés
Un système ne peut fonctionner efficacement en l’absence de respect des règles applicables par les employés. De nombreux facteurs peuvent être à l’origine de problèmes de conformité : manque de formation (y compris la formation continue), résistance des employés opposés à l’intégration d’une nouvelle plateforme ou frustrés par les résultats obtenus durant leur période d’adaptation, etc. Quelle que soit la cause de ces problèmes, les organisations doivent veiller à prendre toutes les mesures possibles afin de préparer leur effectif au changement et d’instaurer des échanges bidirectionnels axés sur les problèmes rencontrés au fil du processus.
Le choix d’un nouveau système visant l’harmonisation et l’intégration des activités des services de la paie, des ressources humaines et des finances n’est pas une mince affaire. Cela dit, les organisations qui planifient les choses en se posant les bonnes questions et en évitant les pièges courants peuvent considérablement renforcer le potentiel de collaboration entre leurs services, ainsi que l’harmonisation et l’efficacité de ces derniers.