Conformité : principaux chevauchements liés à la réglementation touchant les services de la paie, des ressources humaines et des finances
La frontière entre les services de la paie, des ressources humaines et des finances est souvent floue. À l’heure où les employeurs se heurtent à des évolutions de la réglementation et des normes d’emploi ainsi qu’à la surveillance accrue des pratiques en milieu de travail, ces trois services sont de plus en plus amenés à travailler de concert pour assurer la conformité et éviter les plaintes des employés.
Il existe de nombreux exemples de chevauchements des responsabilités entre services. Ainsi, pendant que les Ressources humaines gèrent l’embauche, l’intégration et les congés des employés, le service de la paie veille à leur rémunération exacte et sans retard ainsi qu’à l’exécution des retenues fiscales et des remises de taxe, tandis que le service des finances supervise le budget et justifie l’ampleur de l’effectif.
En cas d’évolutions de la réglementation ou d’entrée en vigueur de nouvelles lois relatives, par exemple, aux droits en matière de vacances, aux congés payés ou aux exigences touchant le Régime des rentes du Québec, tout le monde doit être prêt à assumer son rôle.
Coordination liée aux évolutions de la réglementation
Comment les services de la paie, des ressources humaines et des finances peuvent-ils gérer les chevauchements liés à la réglementation ? La première étape consiste souvent à déterminer lequel de ces services doit amorcer le processus lié à l’évolution de la réglementation. Par exemple, en cas de nouvelle disposition législative modifiant l’imposition des avantages sociaux, il peut s’agir du service de la paie.
Le service de paie veille ensuite à répondre aux questions des employés ayant remarqué un changement sur leur chèque de paie, tandis que le service des finances rajuste les prévisions en fonction des nouveaux coûts engendrés.
Mais il arrive que la communication entre services patine. Cela peut mettre en lumière des problèmes jusqu’alors passés inaperçus, que les organisations doivent tenter de résoudre. Cela peut les forcer à revenir en arrière, semer la confusion chez les employés et donner lieu à des pénalités.
Une communication claire est essentielle
Selon Elvira Ciambella, vice-présidente, Innovation commerciale, transformation et services partagés chez ADP Canada, des protocoles garants d’une communication claire sont essentiels pour éviter les situations précitées. « La mise en place de tels protocoles et la désignation de champions de la conformité dans chaque service peuvent favoriser la collaboration, assure-t-elle. Cela permet à chaque service de cerner parfaitement ses rôles et responsabilités concernant le respect de la réglementation. »
Combler les lacunes grâce à divers outils et à la technologie
La technologie a elle aussi un grand rôle à jouer, surtout pour les organisations qui comptent de nombreux locaux répartis au sein de nombreux fuseaux horaires et territoires. Les outils centralisés de gestion du capital humain (GCH) aident les intervenants à accéder à l’information nécessaire grâce à une plateforme commune. Les rappels automatisés, les tableaux de bord partagés et les outils de communication sécurisés permettent de garder tous les intervenants au courant de l’évolution des choses.
Éviter le cloisonnement
L’un des principaux facteurs empêchant les services d’assurer la conformité réside dans le cloisonnement, à savoir dans la tendance des services à se concentrer sur leurs tâches immédiates et sur les problèmes urgents. Un simple changement touchant les politiques de conformité, comme l’adoption d’une nouvelle règle en matière de saisies de salaire, peut avoir d’importantes conséquences sur le traitement de la paie, sur la réponse aux questions des employés par les Ressources humaines, et finalement sur le service des finances.
C’est pourquoi la tenue de réunions entre les dirigeants des différents services est un volet essentiel de toute stratégie. Que ce soit à la suite d’une modification de la législation ou de la structure d’une organisation, le fait de veiller à ce que le point de vue de chaque service soit entendu peut prévenir les problèmes de conformité.
Rester au fait de la moindre évolution de la réglementation
Les employeurs sont constamment confrontés à l’évolution des législations fiscales fédérale et provinciale.
Comment les professionnels peuvent-ils rester au fait de cette évolution ? Mme Ciambella conseille de « désigner des champions de la conformité dans chaque service » afin que chaque équipe soit constamment sur un pied d’alerte et assume son rôle.
Obtenir le soutien de la direction
Cela peut sembler évident, mais le soutien de la direction constitue souvent la dernière, et peut-être la plus essentielle, pièce du casse-tête. Sans le soutien des hauts dirigeants, les efforts des divers services visant à assurer la conformité peuvent se heurter à d’autres priorités. Le fait d’avoir l’oreille de la direction permet aux services d’obtenir les ressources et l’attention que méritent les problèmes émergents.
Une culture de la responsabilité partagée
En définitive, la conformité est l’affaire de tous. La collaboration permet aux divers spécialistes de déceler les problèmes potentiels avant qu’ils ne surgissent et de contribuer à la réussite globale de l’organisation.